KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

Politika Yürürlük Tarihi: 01.02.2024

İşbu belge Usder Derneği’nin yazılı izni olmaksızın çoğaltılıp dağıtılamaz.

İçindekiler

BÖLÜM 1: GİRİŞ.

1. GİRİŞ.
2. POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI
3. MEVZUATIN UYGULANMASI

BÖLÜM 2: KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR.

1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE GENEL İLKELER.
   1. Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olması
   1. Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olması
   1. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenmesi
   1. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma.
   1. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme
2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

BÖLÜM 3: KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

1. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
   1. Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak İçin Alınan Tedbirler
   1. Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek İçin Alınan Tedbirler
   1. Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması Konusunda Alınan Tedbirler
2. DENETİM..
   1. Kişisel Verilerin Korunmasında Alınacak Tedbirlerin Denetimi
   1. İş Birimlerinin Kişisel Verilerinin Korunması ve İşlenmesi Konusunda Farkındalıklarının Artırılmasının Denetimi
3. GİZLİLİK.
4. KİŞİSEL VERİLERİN YETKİSİZ İFŞASI

BÖLÜM 4: ŞİRKET KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA YÖNELİK ORGANİZASYONEL TEDBİRLER.

BÖLÜM 5: KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI

BÖLÜM 6: KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, SAKLAMA SÜRELERİ ve VERİ ENVANTERİ

1. ŞİRKETİMİZİN YÜKÜMLÜLÜĞÜ.
2. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, SAKLAMA SÜRELERİ VE VERİ ENVANTERİ
   1. Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi
   1. Kişisel Verilerin Silinme Yöntemleri
   1. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri
   1. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
   1. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilme Yöntemleri
   1. Şirketimizin Anonim Hale Getirme Yöntemini Seçme Usulü.
3. SAKLAMA SÜRELERİ
4. KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ
   1. Kişisel Veri Envanterinin Hazırlanışı

BÖLÜM 7: VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASINA İLİŞKİN KURALLAR.

1. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI
   1. Kişisel Verilere Erişim Hakkı
   1. Kişisel Verilerini Değiştirme veya Sildirme Hakkı
   1. Kişisel Verilerin Güncelliğinin Sağlanması
2. VERİ SAHİBİNİN HAKLARININ GÖZETİLMESİ
3. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARINI İLERİ SÜREMEYECEĞİ HALLER.

BÖLÜM 8: ÇALIŞAN ADAYLARININ KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ

BÖLÜM 9: ŞİRKET TESİSLERİ İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ ÜZERİNDEN YAPILAN VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ BİNA, TESİS GİRİŞLERİ İLE BİNA TESİS İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ

1. ŞİRKETİN BİNA, TESİS GİRİŞLERİNDE VE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN KAMERA İLE İZLEME FAALİYETİ
2. ŞİRKETİN BİNA, TESİS GİRİŞLERİNDE VE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN MİSAFİR GİRİŞ ÇIKIŞLARININ TAKİBİ
3. ŞİRKETİN MİSAFİRLERİNE SAĞLANAN İNTERNET ERİŞİMLERİNE İLİŞKİN KAYITLARIN SAKLANMASI VE İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ
4. ŞİRKETİN İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ

BÖLÜM 10: YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLENEBİLİK.

EK-1: TANIMLAR.

EK-2 : KISALTMALAR.

BÖLÜM 1: GİRİŞ

1. GİRİŞ

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile verileri işlenen kişilerin verilerinin korunması konusu her dernek açısından temel bir zaruret haline gelmiştir. Bu sebeple özellikle kişilerin özel hayatına ve bilgilerine erişim hususunda azami ihtimam göstermek ve bu konuda etkili ve caydırıcı önlemler almak ek olarak bütün bu işlemler esnasında bağışçılarımıza, potansiyel bağışçılarımıza, ziyaretçilerimize, dernek yetkililerimize, işbirliği içinde olduğumuz taraf ve kurumların tamamına kısaca derneğimizle doğrudan veya dolaylı olarak bağlantılı olan verilerini işlediğimiz her bir kişiye şeffaf olmak dernek veri politikamızın temel hedefini oluşturmaktadır.

Derneklerimiz işbu Politika ile kişisel verilerin işlenmesine yönelik kurallarımızı şeffaflık ve açıklık ilkeleri çerçevesinde belirlemekte ve hayata geçirmektedir.

• POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI

Bu politikanın temel amacı kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere verileri işlenmiş olan kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve bu anlamda Derneğimizin yaptığı her faaliyetin kamunun aydınlatılması yoluyla şeffaflığının sağlanmasıdır.

Bu politika hükümlerinin kapsamı; doğrudan veya dolaylı olarak verilerini işlediğimiz kişilerin bütün kişisel verileridir.

• MEVZUATIN UYGULANMASI

Yürürlükte bulunan mevzuat ve politikamız arasında uyumsuzluk bulunması halinde yürürlükte olan mevzuat öncelikli olarak uygulanacak olup bu temel politikanın dışında daha özel amaçlar için aynı konuda oluşturulan başka politika veya düzenleme bulunması halinde öncelikle özel hükümler içeren maddeler uygulanır. Diğer politika ve belgelerin bu politika ve ilgili mevzuat ile çelişen hükümleri uygulanmaz.

BÖLÜM 2: KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE GENEL İLKELER
   1. Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olması

Kişilerin verileri işlenirken işlenme sürecinde veriler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak elde edilmeli ve işlenmelidir. Derneğimiz, verileri işlerken hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde azami hassasiyet ve kontrol ile verileri işlemektedir.

• Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olması

İşlenen verilerin doğru olması ve şahısların verileri hakkında güncellik gerektiğinde güncel olması gerekmektedir. Derneğimiz işlenen verilerin doğruluğunu her işleme seviyesinde kontrol etmekte ve gerektiğinde güncel olması için gerekli hazırlıkları yapmaktadır.

• Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenmesi

Verilerin işlenmesi esnasında hangi verilerin işlendiği belli ne kadarlık bir kısmının işlendiği açık ve ne amaçla işlendiği belli, hukuka uygun yani meşru olmalıdır. Derneğimiz, sadece meşru amaçlar için verileri işlemekte bu işleme sırasında elde edilecek olan verilerin belirli olmasına özen göstermektedir. Derneğimiz elde edilen bilgilerin farklı amaçlar için kullanılmaması ve yanlış anlaşılmaya sebebiyet vermemesi adına net, açık bir şekilde verileri işlemektedir.

• İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Verilerin işlenme amacına sadık, amaçla bağlantılı o amaçla sınırlı ve ölçülü bir şekilde kontrollü bir şekilde işlenmesi gerekir. Derneğimiz veri işlerken yalnızca işlendikleri amaçla bağlı ve sınırlı olmak üzere ölçülü bir şekilde veri sahiplerinin verilerini işlemektedir.

• İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme

İşlenen kişisel veriler ilgili mevzuattaki süreye veya ilgili amaçta belirtilen süreye uygun olarak azami koruma kastıyla hareket edilmesi gerekir. Bu kapsamda, şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülmüşse, bu süreler ile sınırlı olarak kişisel verileri muhafaza etmektedir. Mevzuatta bir süre belirlenmemişse veya verilerin daha uzun süre tutulmasını gerektiren hukuki bir sebep bulunmuyorsa, şirketimiz kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Böylece veri sahiplerinin güvenlikleri azami seviyede sağlanmaktadır. Verilen saklanmasına yönelik bilgilendirmeye “Bölüm 6”’da ayrıntılı olarak ulaşabilirsiniz. İşbu politika ve ilgili bütün mevzuat hükümlerine uygun olarak veri işleyen sıfatını taşıyan çalışanlarımız kişisel verilerle ilgili sınırsız süreli sır saklama yükümlülüğü altındadır.

• KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
  • Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Derneğimiz veri sahiplerinin verilerini kanuna ve hukuka uygun bir biçimde aşağıda yer alan ilgili mevzuatın şartlarına uygun bir biçimde işlemektedir.

 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları:

Genel Nitelikli Veri Kavramı: Bu bölümde belirtilen özel nitelikli veri kategorisine girmeyen Derneğimiz tarafından işlenen her türlü kişisel veri kavramı genel nitelikli kişisel veri kategorisini oluşturmaktadır.

Genel Şart: Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez.

İstisnalar: Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:

1.  Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
2.  Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
3.  Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
4. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
5. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
6.  Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
7.  İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları:

Özel Nitelikli Veri Kavramı: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.

Genel Şart: Özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu Kurulu Şartları: Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, ayrıca Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şarttır.

BÖLÜM 3: KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

1. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

Derneğimiz tarafından, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 12. Maddesi [1] gereğince, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre her türlü teknik ve idari tedbirler alınmaktadır. Veri sorumluları ile veri işleyen kişilerin öğrendikleri kişisel veriler, bu kanun hükümlerine aykırı olarak başkalarına açıklanamaz ve işleme amacı dışında kullanılamaz.

Teknik konularla ilgili şirket personeline gerekli eğitim verilmiştir; bu konuda çalışanların farkındalığı yaratılmakta ve denetimler yürütülmektedir. Böylece dernek bünyesinde bilgili personel istihdamı sağlanmıştır. Derneğimizin ilgili departmanı ve anlaşmalı hukuki danışmanlık firmaları bu konuda koordine halinde çalışmaktadır.

1. Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak İçin Alınan Tedbirler

Derneğimiz kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca teknik ve idari tedbirler:

• Dernek bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri teknik sistemlerle denetlenmekte ve ilgili kişilere raporlandırılmaktadırlar.
• Derneğimizin iş birimlerinin yürütmüş olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin 6698 Sayılı Kanun’un aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için yerine getirilecek olan gereklilikler her bir departman ve ilgili birimin yürütmüş olduğu faaliyet özelinde belirlenmektedir.
• Hukuka uygunluğun sağlanması ve ilgili departmanlar için hazırlanan prosedüre uyulması devamlılığı ve denetimi idari tedbirler, Dernek içi politikalar ve eğitimler yoluyla hayata geçirilmektedir.
• Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek İçin Alınan Tedbirler

Derneğimiz, kişisel verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için korunacak verinin niteliğine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

Derneğimizce kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca teknik ve idari tedbirler:

• Erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri ile alınan teknik önlemler periyodik olarak raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir. Loglama, virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
• Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.
• İş birimi bazlı hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak şirket içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır.
• Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri, Kişisel Verileri Koruma Kanunu hükümlerine ve sair ilgili tüm mevzuata aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
• Derneğimiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ilişkin hükümleri eklenmekte ve/veya karşılıklı mutabakat metinleri imzalanmaktadır.
• Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması Konusunda Alınan Tedbirler

Derneğimiz, kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Derneğimizce kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca teknik ve idari tedbirler:

• Kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için teknolojik gelişmelere uygun sistemler kullanılmaktadır.
• Teknik konularda uzman personel istihdam edilmektedir.
• Saklanma alanlarına yönelik teknik güvenlik sistemleri kurulmakta, alınan teknik önlemler ilgilisine raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
• Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır.
• Dijital olmayan veriler kilitli dolaplarda tutulmak suretiyle sadece yetkilendirilmiş kişiler tarafından erişilebilecektir.
• DENETİM

Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun 12. maddesinin 3. fıkrası gereğince veri sorumlusu, kendi kurum veya kuruluşunda, bu kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmak zorundadır.

1. Kişisel Verilerin Korunmasında Alınacak Tedbirlerin Denetimi

Derneğimiz ve anlaşmalı hukuki danışmanlık firmaları yukarıda açıklanan veri güvenliğinin tesisi ve alınan tedbirlerin düzenliliğini ve devamlılığını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve/veya yaptırır.

Bu denetim sonuçları derneğimizin iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili departman veya yönetime raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler Kişisel Verileri Koruma Kanunu ve sair mevzuat ve işbu dernek politikasına uygun şekilde yürütülmektedir.

• İş Birimlerinin Kişisel Verilerinin Korunması ve İşlenmesi Konusunda Farkındalıklarının Artırılmasının Denetimi

Derneğimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin korunmasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini yürütülen eğitimler, seminerler ve oturumlar aracılığı ile sağlamaktadır. Derneğimiz, ilgili mevzuatın güncellenmesine paralel olarak eğitimlerini güncellemekte ve yenilemektedir. Kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığın oluşması için gerekli sistemler kurulmakta, konuya ilişkin denetimleri şirketimizin ilgili departmanı ve anlaşmalı hukuki danışmanlık firması yapmaktadır.

Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda farkındalığın artırılmasına yönelik yürütülen eğitim sonuçları derneğimize raporlanmakta olup söz konusu eğitimlere katılım şirketimiz tarafından zorunlu tutulmakta ve kontrol edilmektedir.

• GİZLİLİK

Derneğimiz kişisel verilerin kanun ve politika hükümlerine aykırı olacak şekilde açıklanmaları ve aktarımını, bu verilere erişimin sağlanmasını ve meydana gelebilecek diğer güvenlik eksikliklerinden kaynaklanan işlemleri önlemek adına, imkanlar dahilinde ve korunacak kişisel verinin niteliğine göre gerekli her türlü tedbiri almaktadır.

Dernek personeline bu konuda gerekli eğitimler verilmiş ve bu konuda bilgi sahibi personel istihdamı sağlanmıştır. Dernek tarafından kişisel veri işleme faaliyetleri ise detaylı şekilde ve periyodik olarak incelenmekte ve denetlenmektedir. Teknolojinin imkân verdiği takdirde kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerinde gerekli önlemler alınır ve alınan önlemlerin güncellenmesi ve iyileştirilmesi esastır. Şirketimizin ilgili departmanı ve anlaşmalı hukuki danışmanlık şirketimiz bu faaliyetleri yürütülmesinde ve denetlenmesinde koordine edilmiş şekilde çalışmaktadır.

• KİŞİSEL VERİLERİN YETKİSİZ İFŞASI

Kişisel verilerin yetkisiz ifşasına ilişkin suçlar bakımından 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu’nun 135 ila 140. madde hükümleri ve ilgili bütün mevzuat uygulanır. İlgili bütün mevzuatın hükümleri Derneğimizce çalışanlara, ilgili kişilere bildirir. Hukuka aykırı olarak kişisel verileri kaydetme, kişisel verileri hukuka aykırı olarak bir başkasına verme, yayma veya ele geçirme, kanunların belirlediği sürelerin geçmiş olmasına karşın verileri sistem içinde yok etmeme ve Kişisel Verileri Koruma Kanunun 7. maddesi hükmüne aykırı olarak; kişisel verilerin saklanmasını veya işlenmesini meşru kılan sebeplerin ortadan kalkmasına rağmen kişisel verileri silmeyen veya anonim hâle getirmeyen gerçek kişiler Türk Ceza Kanununun 138. maddesine göre hapis cezası ile cezalandırılır. Kişisel verilerin silinmesine, yok edilmesine veya anonim hâle getirilmesine ilişkin usul ve esaslar yönetmelikle düzenlenir.

Türk Ceza Kanunu’nda yapılan düzenlemelere göre kişisel verileri hukuka aykırı olarak bir başkasına veren, bu verileri hukuka aykırı olarak yayan veya ele geçiren kişi, iki yıldan dört yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılmakla birlikte belli bir meslek ve sanatın sağladığı kolaylıktan yararlanmak suretiyle bu suçu işleyen kişi cezanın nitelikli halinden cezalandırılır. Kişisel veriyi işleme yetkisi olmadan verileri görüntüleme, elde etme veya hack suçunu işleyen şirket çalışanı, gecikmeksizin kişisel veri sahibine, savcılık ve ilgili makamlara bildirilecek ve hakkında gerekli işlemler yürütülecek ve suçun nitelikli halinden cezalandırılacaktır.

Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nda Kabahatler başlığı altında düzenlenen hüküm gereğince aydınlatma yükümlülüğünü veya veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri yerine getirmeyenler, Kurul tarafından verilen kararları yerine getirmeyenler veya Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında da idari para cezaları uygulanır.

BÖLÜM 4: ŞİRKET KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA YÖNELİK ORGANİZASYONEL TEDBİRLER

Derneğimiz Kişisel Verilerin Korunması ile İşlenmesi Politikası’nın yürürlüğünü sağlamak için bir yönetim yapısı oluşturmaktadır.

Dernek bünyesinde işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer politikaları yönetmek üzere komite kurulmaktadır. Kurulacak komitenin görevleri aşağıda belirtilmektedir. Komite, bu görevlerin dışında üst yönetimin vereceği diğer görevleri de yerine getirir. Komite tüm faaliyetlerini üst yönetimin onayı ile gerçekleştirmektedir.

• Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi ile ilgili temel politikaları ve gerekli olması halinde bu politikalar üzerinde yapılacak değişiklikleri hazırlamak,
• Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine ilişkin politikaların uygulanması ve uygulama takibinin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek,
• Dernek içi görevlendirmede bulunmak ve koordinasyonu sağlamak,
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek ve bu hususların uygulanmasını sağlamak,
• Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi konusunda Dernek içerisinde ve Derneğin işbirliği yaptığı kurumlar nezdinde farkındalık yaratmak ve bu kapsamda eğitimler düzenlemek,
• Derneğin kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek,
• Kişisel veri sahiplerinin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak,
• Kişisel verilerin korunması konusundaki gelişmeleri ve düzenlemeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak

İrtibat kişisi, anlaşmalı hukuki danışmanlık şirketi ve kurum ile kurulacak iletişim için dernek tarafından sicile kayıt esnasında bildirilen gerçek kişilerdir. Bu bildirilecek gerçek kişi veya kişiler Dernek bünyesinde bu işi yapmakla görevlendirilmiş departmanımız üyelerindendir.

Derneğimiz Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliğine göre irtibat kişisinin fonksiyonunu iletişim noktası olarak, ilgili kişilerin veri sorumlusuna yönelteceği taleplerin hızlı ve etkin olarak cevaplandırılmasını sağlamak olarak sınırlandırmıştır. Bu yolla kişisel verileri işlenen veri sahiplerinin sorunlarına veya sorularına en hızlı ve açıklayıcı bir biçimde cevap verilmesi amaçlanmıştır fakat irtibat görevlisi hukuki açıdan veri sorumlusunu temsile yetkili değildir. Bu sebeple bilgi vermek haricinde, dernek ile veri sahibinin veya irtibat sorumlusu ile iletişime geçen ilgilinin sorularını hukuka uygun bir biçimde cevaplamak ve şirketimizi bu hususta bilgilendirmek haricinde bir görevi veya yetkisi bulunmamaktadır. Derneğimiz irtibat sorumlusu tarafından bilgilendirildiği anda yine şirketimiz tarafından görevlendirilmiş yetkili departman veya kurum tarafından en kısa sürede sorunla ilgili işlemler yapılacak ve gereken prosedür yürütülecektir. Bu işlemler sırasında kişisel veri sahibi veya ilgili kişi bütün bu işlemler ve prosedürler ile ilgili bilgilendirilecek ve gerekirse derneğimiz yetkili departmanı veya kurumu tarafından kişisel veri sahibi veya ilgili kişilerle görüşmeler yürütülecektir.

Derneğimiz , KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel verilerin aktarıldığı kişi gruplarını kişisel veri sahibine bildirmektedir.

BÖLÜM 5: KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI

Derneğimiz KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak (bkz. Bölüm 2) politika ile yönetilen veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:

Derneğin; İş ortaklarına, Tedarikçilerine, Topluluk şirketlerine, Yetkililerine,Hukuken Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine, aktarımda bulunulan yukarıda belirtilen kişilerin kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir.

Gerçek ve Tüzel Kişiler	Gerçek ve Tüzel Kişilerin Tanımı	Kişisel Verinin Paylaşım Kapsamı
Topluluk – Grup Şirketleri	Derneğimize bağlı iş ortaklıklarını tanımlar. İş ortaklarımız ek kısmında açıklanmıştır.	Derneğin katılımını gerektiren her türlü ticari ve organizasyonel tedbirlerinin yürütülmesini sağlamak amacıyla aktarılır.
Dernek Yetkilileri	Şirket yönetim kurulu üyeleri ve diğer yetkili gerçek kişiler	Şirketin ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması, en üst düzeyde yönetiminin sağlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak aktarım yapılmaktadır
Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları	İlgili mevzuat hükümlerine göre şirketten bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri	İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak aktarım yapılmaktadır
Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri	İlgili mevzuat hükümlerine göre şirketten bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri	İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak aktarım yapılmaktadır
Tedarikçi	Derneğin ticari faaliyetlerini yürütürken şirket emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli, şirkete hizmet sunan tarafları tanımlamaktadır.	Derneğin tedarikçiden temin ettiği ve şirketin ticari ve organizasyonel faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin sunulmasını sağlamak amacıyla aktarım yapılmaktadır.

 BÖLÜM 6: KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, SAKLAMA SÜRELERİ ve VERİ ENVANTERİ

1. DERNEĞİMİZİN YÜKÜMLÜLÜĞÜ

Derneğimiz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu madde 7 ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu madde 138’deki açıklamalara uygun olarak işlenilmiş ve akabinde işleme ve saklama amacı ortadan kalkmış kişisel verileri Türk Ticaret Kanunu’ndan kaynaklanan haklara, ilgili bütün mevzuat hükümlerinin vermiş olduğu haklara ve işbu politikada belirlenen esaslara istinaden vereceği karar ile veya derneğimizin menfaatlerini zarar getirmeyecek şekilde veri sahibinin açık talebiyle, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu madde 7 de belirtildiği gibi siler veya yok eder veya anonimleştirilir.

• KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, SAKLAMA SÜRELERİ VE VERİ ENVANTERİ
  • Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi

Kişisel verilerin silinmesi, yönetmeliğin 8.maddesinde ‘’kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir’’ şeklinde tanımlanmıştır.

Kişisel verilerin yok edilmesi, yönetmeliğin 9.maddesinde ‘’kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir’’ şeklinde tanımlanmıştır.

• Kişisel Verilerin Silinme Yöntemleri
• Hizmet Olarak Uygulama Türü Bulut Çözümleri (Office 365,Salesforce vs.)

Bulut sistemindeki veriler silme komutu verilerek silinir. Anılan işlem gerçekleşirken ilgili kullanıcı bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisine sahip değildir.

• Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Veriler

Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma yöntemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülmeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcıların görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.

• Merkezi Sunucuda Yer Alan Ofis Dosyaları

Dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile silinmesi veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılmasıdır. 

• Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler

Flash tabanlı saklama ortamlarındaki kişisel veriler, şifreli olarak saklanır ve bu ortamlara uygun yazılımlar kullanılarak silinir

• Veri Tabanları

Kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinir. Anılan işlemi gerçekleştiren ilgili kişi veri tabanı yöneticisi değildir.

• Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri
• Fiziksel Olarak Yok Etme

Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılmayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi uygulanmaktadır.

• De-manyetize Etme

Manyetik medyanın özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde bir manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin anlaşılamaz ve okunamaz bir hale getirilme işlemidir.

• Kağıt Ortamları

Bu ortamdaki yok etme işlemleri kağıtların imha ve kırpma makineleri ile anlaşılmaz boyutlara getirilerek yok edilmesi yöntemidir.

• Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, yönetmeliğin 10.maddesinde ‘’kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. ’’şeklinde tanımlanmıştır.

• Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilme Yöntemleri
• Maskeleme Yöntemi (Masking)

Verileri işlenen veri sahiplerinin belirgin sıfatlarının veya özelliklerinin çıkarılarak veya silinerek sağlanan bir anonim hale getirme yöntemidir.

Örnek: Kişisel Veri Sahibinin tanımlanmasını sağlayan TC Kimlik No vb. gibi bilginin çıkartılması yoluyla veri sahibinin tanınmasının engellenmesi.

• Veri Karma Yöntemi (Data Shuffling, Permutation)

Bu yöntemle sistem içerisinde verileri olan veri sahiplerinin bilgilerinin bir kısmının yerini değiştirerek verileri anonim hale getirmek amaçlanmaktadır

Örnek: Bağışçı bilgilerinde ana kategori olarak değerlendirilen verilerin yanında alt değerli bilgilerin yer değiştirilmesi suretiyle Kişisel Veri Sahibinin tanınmamasını sağlama.

• Veri Türetme Yöntemi (Data Derivation)

Sistemde içerisinde yer alan verilerde bulunan değişkenlerde belli ölçülerde ekleme veya çıkarma yapılarak bilgilerin tespit edilemeyecek veya tanımlanamayacak hale gelmesi sağlanır.

Örnek: Verisi işlenen kişisel veri sahibinin ikametgahının detaylı açıklanmasının yerine yaşadığı mahalle veya ilçenin belirtilmesi.

• Toplulaştırma Yöntemi (Aggregation)

İlgili kişisel veriyi özel bir değerden genel bir değere çevirme yöntemidir. Bu yöntemle veriler genelleştirilmekte ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir. 

Örnek: Bağışçıların yaşadığı mahallelerin tek tek sayılması yerine X mahallesinde Y kadar çalışanın yaşadığının belirtilmesi.

• Derneğimizin Anonim Hale Getirme Yöntemini Seçme Usulü

Yukarıda açıklanan anonimleştirme yöntemlerinden bir veya birkaçı, ilgili bütün mevzuat ve derneğimizin menfaatleri doğrultusunda, derneğimiz tarafından işbu politikanın yürürlüğünü sağlamak için oluşturulan komite tarafından seçilecektir. Komite ile ilgili ayrıntılı bilgiler daha önceki bölümde açıklanmıştır.

Seçilecek anonim hale getirme yöntemi, komite tarafından aşağıda sayılan hususlar dikkate alınarak belirlenecektir:

• Verinin niteliği
• Verinin büyüklüğü
• Verinin fiziki ortamlarda bulunma yapısı
• Verinin çeşitliliği
• Verinin işlenme amacı

Anonim Hale Getirme işlemi işbu politikanın saklama süreleri ve kişisel veri envanteri bölümlerinde belirtilen esaslara paralel olarak gerçekleştirecektir.

• SAKLAMA SÜRELERİ

Derneğimiz, ilgili bütün mevzuatta belirlenen sürelere uygun olarak, veri envanterinde kişisel verileri saklamaktadır.

Bu süreleri ilişkin ilgili mevzuatta belirlenen herhangi bir sürenin bulunmaması durumunda Derneğimiz , bulunduğu sektörden kaynaklanan teamüller ve kanun ve mevzuata uygun olmak şartıyla Derneğimizin menfaatlerine uygun olarak belirlediği süreler içerisinde kişisel verileri saklamaktadır, saklama işlemine gerek kalmadığı durumlarda yukarıda açıklanan şekillerde silinir veya yok edilir veya anonimleştirilir.

Kişisel verilerin işleme ve saklama amacı ortadan kalkmış ve kişisel verilere ilişkin ilgili bütün mevzuatta ve Derneğimiz tarafından işbu politikada belirlenen esaslara istinaden belirlenen süreler geçmiş ise ileride doğabilecek her türlü hukuki uyuşmazlıklarda kullanılmak amacıyla da kişisel veriler saklanabilmektedir. Bu kısımda belirtilen kişisel veriler sadece hukuki uyuşmazlıklarda kullanılmak üzere saklanır ve başka herhangi bir amaç için kullanılamaz. Yukarıdaki açıklamalar doğrultusunda Derneğimiz tarafından, öngörülebilecek bütün önlem ve tedbirler alınmaktadır.

Örneğin, İşyerinden ayrılan çalışan aleyhine, sözleşmenin haksız feshedilmesinden kaynaklı açılacak davada yetkili mahkemenin belirlenmesi amacıyla çalışanın yerleşim bölgesinin tespitinin yapılması için veri sisteminde bulunan bilgilerin kullanılması bu kapsamda değerlendirilebilir. (Yukarıdaki açıklamaların kapsamı verilen örnek ile sınırlı değildir.)

• KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ

KVKK ve Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak Derneğimiz bünyesinde bulunan her departmanda ayrı ayrı işlenen verilerin toplandığı ve yukarıda açıklandığı şekillerde silme, yok etme, anonimleştirme işleminin mevzuata ve şirket politikasına uygun olarak gerçekleştirildiği ve gerektiğinde KVK Kurumuna ibraz edilebilen datayı (Word, excel vs.) ifade etmektedir.

Yönetmelikteki tanıma göre bir kişisel veri envanterinde bulunması gerekenler:

• Kişisel veri işleme amaçları
• Veri Kategorisi
• Aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirilerek oluşturulan ve kişisel verilerin işlenmesi için gerekli olan azami süreler
• Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel süreler
• Veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler

Yukarıda belirtilen kriterler göz önüne alınarak kişisel verilerle ilgili olarak bu verilerle yapılacak işlemlere ilişkin bilgiler ilgili envanterde toplanacaktır. Envanter içeriği, Derneğimizin kanuna ve mevzuata uygun olarak kendi menfaatleri doğrultusunda Word, Excel gibi dijital ortamlarda saklanabileceği gibi dijital ortamlarda saklanması mümkün olmayan içerik kağıt ortamlarında da saklanabilmektedir.

Bölüm 6 ‘da açıklanan kişisel verileri silme, yok etme, anonimleştirme işlemleri Derneğimiz tarafından veya Derneğimizin yetki verdiği bir görevli tarafından kişisel veri envanterinde gerçekleştirilir.

1. Kişisel Veri Envanterinin Hazırlanışı

Kişisel Veri Envanterinin hazırlanılış usulüne ilişkin ilgili mevzuatta hüküm varsa kişisel veri envanteri bu hükümler doğrultusunda Derneğimiz tarafından hazırlanacaktır.

Kişisel Veri Envanterinin hazırlanış usulüne ilişkin ilgili mevzuatta hüküm olmadığı durumlarda şirketimiz, kendi iç çalışma disiplini, iş çalışma süreçlerini de dikkate alarak kişisel veri envanterini hazırlama hususunda hangi usulü seçeceği konusunda serbesttir.

BÖLÜM 7: VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASINA İLİŞKİN KURALLAR

1. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI

Derneğimiz, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

Kişisel veri sahipleri aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak Derneğimize iletmeleri durumunda Derneğimiz talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi hâlinde, Derneğimiz tarafından başvuru sahibinden Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel veri sahipleri;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kişisel Verileri Koruma Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun 13. maddesi gereğince, kişisel veri sahiplerinin yukarıda belirtilen haklarını kullanmakla ilgili taleplerini “yazılı” veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Derneğimize iletmeleri gerekmektedir.

1. Kişisel Verilere Erişim Hakkı

İlgili kişilerin bir ücrete tabi olmadan kişisel verilerine erişim hakkı bulunmaktadır. Derneğin menfaati ve veriyi tutmasında meşru hakkı Kişisel Verileri Koruma Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında korunur; değiştirme ve silme hakkı gözetilir. Derneğimizle ilgili kişiye;

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme isteğinde bulunma hakkı olduğu bilgisini vermektedir.
• Kişisel Verilerini Değiştirme veya Sildirme Hakkı

İlgili kişilerin bir ücrete tabi olmadan kişisel verilerini değiştirme veya sildirme hakkı bulunmaktadır. Bu kapsamda ilgili kişinin;

• Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme hakkı bulunmaktadır.

Veri sorumlusu başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Veri sorumlusu talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde veri sorumlusunca gereği yerine getirilir. Başvurunun veri sorumlusunun hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.

Yukarıda bahsedilen düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme ve işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhe bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme hakkı bulunmaktadır.

• Kişisel Verilerin Güncelliğinin Sağlanması

Kişisel Verileri Koruma Kanunu uyarınca kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama yükümlülüğü bulunmaktadır, bu sebeple kişisel verilerin doğru ve güncel tutulması açısından ilgili tarafından şirketimize mevcut durum değişikliklerinin bildirilmesi gerekir. Şayet veri değişikliğinin ilgili kişi tarafından yazılı olarak şirketimize bildirilmediği taktirde verinin güncellenmemesi nedeniyle ortaya çıkan ya da çıkabilecek herhangi bir zarar ve yaptırımdan Derneğimiz sorumlu değildir.

• VERİ SAHİBİNİN HAKLARININ GÖZETİLMESİ

Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun 12. maddesi gereğince veri sorumlusu;

• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
• Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek
• Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak, amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.

Derneğimiz, ilgili kanun maddesi gereğince kişisel verilerin kendi adına başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi halinde birinci fıkrada belirtilen tedbirlerin alınması hususunda bu kişilerle birlikte müştereken ve müteselsilen sorumludur. Derneğimiz kendi kurum veya kuruluşunda bu kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmaktadır.

Dernek tarafından işbu hüküm tüm sözleşme, taahhüt – mutabakat metinlerine eklenerek işbu politikanın 5. Bölümünün 13. sayfasında veri aktarımı yapabilecek kişiler ile paylaşılmıştır; fiili imkansızlık sebebiyle ya da hayatın olağan akışına uygun olmaması nedeniyle sözleşme veya mutabakat metni oluşturulamayan hallerde ise https://usder.org/ internet sitesinden işbu politika kamuya açık hale getirildiğinden görülebilir.

• KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARINI İLERİ SÜREMEYECEĞİ HALLER

Kişisel veri sahipleri, Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller ilgili kanun kapsamı dışında tutulduğundan, kişisel veri sahiplerinin bu konularda aşağıda sayılan haklarını ileri süremezler:

• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi ve
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun 28. maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç diğer haklarını ileri süremezler:

• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
• Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

BÖLÜM 8: ÇALIŞAN ADAYLARININ KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ

Çalışan adaylarının işe alım sürecinde toplanan kişisel verileri ile işin niteliğine göre toplanan özel nitelikli kişisel verileri, Dernek tarafından; belirtilen ve aşağıda sıralanan amaçlarla işlenmektedir:

• Çalışan adayının niteliğini, tecrübesini ve ilgisini açık pozisyona uygunluğunu değerlendirmek,
• Gerektiği takdirde, Çalışan adayının ilettiği bilgilerin doğruluğunun kontrolünü yapmak veya üçüncü kişilerle iletişime geçip Çalışan Adayı hakkında araştırma yapmak,
• Başvuru ve işe alım süreci hakkında Çalışan Adayı ile iletişime geçmek veya uygun olduğu takdirde, sonradan yurtiçinde veya yurtdışında açılan herhangi bir pozisyon için aday ile iletişime geçmek,
• İlgili mevzuatın gereklerini ya da yetkili kurum veya kuruluşların taleplerini karşılamak,
• Şirketimizin uyguladığı işe alım ilkelerini geliştirmek ve iyileştirmek. Çalışan adaylarının kişisel verileri aşağıdaki yöntem ve vasıtalarla toplanabilmektedir:

Yazılı veya elektronik ortamda yayınlanan dijital başvuru formu;

• Çalışan adaylarının Derneğe e-posta, kargo, referans ve benzeri yöntemlerle ulaştırdıkları özgeçmişler;
• İstihdam veya danışmanlık şirketleri; Çalışan adayları da veri sahibi olmalarından kaynaklanan hakları ile ilgili taleplerini açıklanan yöntemle iletebileceklerdir.

Video konferans, telefon gibi araçlarla veya yüz yüze mülakat yapılan hallerde, mülakat sırasında;

• Çalışan adayı tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile şirket tarafından yapılan araştırmalar;
• Tecrübesi olan uzman kişiler tarafından yapılan ve sonuçları incelenen yetenek ve kişilik özelliklerini tespit eden işe alım testleri

BÖLÜM 9: DERNEK TESİSLERİ İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ ÜZERİNDEN YAPILAN VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ BİNA, TESİS GİRİŞLERİ İLE BİNA TESİS İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ

Dernek tarafından bina tesis girişlerinde ve tesis içerisinde yapılan kişisel veri işleme faaliyetleri, Anayasa’ya, KVK Kanunu’na ve ilgili diğer mevzuata uygun bir biçimde yürütülmektedir.

Dernek tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Dernek binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

Güvenlik kameraları kullanılması ve misafir giriş çıkışlarının kayıt altına alınması yoluyla Dernek tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmüş olmaktadır.

Hizmetin verilmesi esnasında yapılan her türlü telefon görüşmesinin, herhangi bir uygulama veya platform aracılığı ile yapılan yazışma ve maillerin, herhangi bir yol ile yapılan video konferansların kayıtlarının alınmasında Derneğimizin yetkilendirildiği peşinen kabul edilmiş sayılmaktadır.

1. DERNEĞİN, TESİS GİRİŞLERİNDE VE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN KAMERA İLE İZLEME FAALİYETİ

Bu bölümde Derneğin kamera ile izleme sistemine ilişkin açıklamalar yapılacak ve kişisel verilerin, gizliliğinin ve kişinin temel haklarının nasıl korumaya alındığına ilişkin bilgilendirme yapılacaktır.

Dernek, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; şirketin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır.

• Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yasal Dayanağı:

Dernek tarafından yürütülen kamera ile izleme faaliyeti, Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir.

• KVK Kanununa Göre Güvenlik Kamerası ile İzleme Faaliyeti Yürütülmesi:

Dernek tarafından güvenlik amacıyla kamera ile izleme faaliyeti yürütülmesinde KVK Kanunu’nda yer alan düzenlemelere uygun hareket edilmektedir. Dernek, bina ve tesislerinde güvenliğin sağlanması amacıyla, yürürlükte bulunan ilgili mevzuatta öngörülen amaçlarla ve KVK Kanunu’nda sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kamerası izleme faaliyetinde bulunmaktadır.

• Kamera ile İzleme Faaliyetinin Duyurulması:

Dernek tarafından KVK Kanunu’nun 10. Maddesine uygun olarak, kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır. Dernek, genel hususlara ilişkin olarak yaptığı aydınlatmanın kamera ile izleme faaliyetine ilişkin birden fazla yöntem ile bildirimde bulunmaktadır. Böylelikle, kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmesinin engellenmesi, şeffaflığın ve kişisel veri sahibinin aydınlatılmasının sağlanması amaçlanmaktadır.

Dernek tarafından kamera ile izleme faaliyetine yönelik olarak; Dernek internet sitesinde işbu Politika yayımlanmakta (çevrimiçi politika düzenlemesi) ve izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına ilişkin bildirim yazısı asılmaktadır (yerinde aydınlatma).

• Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yürütülme Amacı ve Amaçla Sınırlılık:

Dernek, KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemektedir.

Dernek tarafından video kamera ile izleme faaliyetinin sürdürülmesindeki amaç bu Politika’da sayılan amaçlarla sınırlıdır. Bu doğrultuda, güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır. Kişinin mahremiyetini güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda (örneğin, tuvaletler) izlemeye tabi tutulmamaktadır.

• Elde Edilen Verilerin Güvenliğinin Sağlanması:

Dernek tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

• Kamera ile İzleme Faaliyeti ile Elde Edilen Kişisel Verilerin Muhafaza Süresi:

Derneğin, kamera ile izleme faaliyeti ile elde edilen kişisel verileri muhafaza süresi ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri isimli maddesinde yer verilmiştir.

• İzleme Sonucunda Elde Edilen Bilgilere Kimlerin Erişebildiği ve Bu Bilgilerin Kimlere Aktarıldığı:

Canlı kamera görüntüleri ile dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda dernek çalışanının erişimi bulunmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.

•  DERNEĞİN BİNA, TESİS GİRİŞLERİNDE VE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN MİSAFİR GİRİŞ ÇIKIŞLARININ TAKİBİ

Dernek tarafından; güvenliğin sağlanması ve bu Politika’da belirtilen amaçlarla, dernek binalarında ve tesislerinde misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

Misafir olarak dernek binalarına gelen kişilerin isim ve soyadları elde edilirken ya da şirket nezdinde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.

• DERNEĞİN MİSAFİRLERİNE SAĞLANAN İNTERNET ERİŞİMLERİNE İLİŞKİN KAYITLARIN SAKLANMASI VE İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ

Derneğimiz tarafından güvenliğin sağlanması ve bu Politika’da belirtilen amaçlarla; misafirlerin tesislerimiz içerisinde kaldığı süre boyunca internet erişimlerine ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre kayıt altına alınabilmektedir.

Bu çerçevede elde edilen log kayıtlarına yalnızca sınırlı sayıda Derneğimiz çalışanlarının erişimi bulunmaktadır.

Bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi veya Dernek içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek ve/veya hukuki haklarımızın korunması ve Derneğimizin savunma haklarının tesisi amacıyla işlenmekte ve üçüncü kişilerle paylaşılmaktadır

• DERNEK İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ

Derneğin sahibi olduğu internet sitelerinde; bu siteleri ziyaret eden kişilerin sitelerdeki ziyaretlerini ziyaret amaçlarıyla uygun bir şekilde gerçekleştirmelerini temin etmek; kendilerine özelleştirilmiş içerikler gösterebilmek ve çevrimiçi reklamcılık faaliyetlerinde bulunabilmek maksadıyla teknik vasıtalarla (Örn. cookie gibi) site içerisindeki internet hareketlerini kaydedilmektedir.

Derneğin yapmış olduğu bu faaliyetlere ilişkin kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin detaylı açıklamalar ilgili internet sitelerinin “Derneğin İnternet Sitesi Gizlilik Politikası” metinleri içerisinde yer almaktadır.

BÖLÜM 10: YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLENEBİLİK

Dernek tarafından düzenlenerek 01.02.2024 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika’nın tamamında veya bir kısmında güncelleme yapılabilir.

Politika, Derneğin internet sitesinde (https://usder.org/) yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

EK-1: TANIMLAR

Özel Nitelikli Kişisel Veri	Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini belirtir.
Kurum	Kişisel Verileri Koruma Kurumunu ifade eder.
Veri İşleyen	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.
Veri Sorumlusu	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.
Açık Rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı belirtir.
Anonim Hale Getirme	Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder.
İş Ortağı	Derneğin her türlü organizasyonel faaliyetlerini yürütürken bizzat veya topluluk dernekleri ile birlikte projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu ve kişisel verilerin aktarıldığı dernek, vakıf ve şirketleri ifade eder.
Kişisel Veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi belirtir.

EK-2 : KISALTMALAR

KVKK	7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
KVKK Madde 7	(1) Bu Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. (2) Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesine ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklıdır. (3) Kişisel verilerin silinmesine, yok edilmesine veya anonim hâle getirilmesine ilişkin usul ve esaslar yönetmelikle düzenlenir.
TCK	12 Ekim 2004 tarihli ve 25611 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan;26 Eylül 2004 tarihli ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu
TCK Madde 138	(1) Kanunların belirlediği sürelerin geçmiş olmasına karşın verileri sistem içinde yok etmekle yükümlü olanlara görevlerini yerine getirmediklerinde bir yıldan iki yıla kadar hapis cezası verilir. (2) (Ek: 21/2/2014-6526/5 md.) Suçun konusunun Ceza Muhakemesi Kanunu hükümlerine göre ortadan kaldırılması veya yok edilmesi gereken veri olması hâlinde verilecek ceza bir kat artırılır.
Yönetmelik	28 Ekim 2017 Cumartesi Resmi Gazate’de yayımlanan 30224 sayılı Kişisel Verilerin Silinmesi ,Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik